ERP-Stammdaten: Prozesse und Datenqualität optimieren

In einem ERP-System sind Stammdaten das Fundament für reibungslose Geschäftsprozesse und die digitale Prozessoptimierung. Sie umfassen unter anderem Kundendaten, Artikeldaten und Lieferantendaten. Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten führen oft zu Prozessstörungen, ineffizienten Abläufen und falschen Entscheidungen. Unternehmen, die ihr ERP-System effizient nutzen wollen, müssen daher eine durchgängig hohe Datenqualität sicherstellen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was Stammdaten sind, welche Herausforderungen beim Stammdatenmanagement auftreten und wie Sie Ihre Datenbasis optimieren können. Begriffe wie ERP-Stammdatenpflege, ERP-Datenintegration und Stammdatenstrategie werden dabei vertieft behandelt. Zudem erhalten Sie Einblicke in Best Practices und Praxisbeispiele erfolgreicher Unternehmen. 

Stammdaten sind die langfristig stabilen und geschäftsrelevanten Daten eines Unternehmens. Sie unterscheiden sich von Bewegungsdaten, die kurzlebig und prozessbezogen sind, wie etwa Verkaufsaufträge oder Lagerbewegungen. Typische Stammdaten umfassen: 

• Kundendaten (z. B. Name, Adresse, Steuernummer) 
• Artikeldaten (z. B. Artikelnummer, Beschreibung, Preis) 
• Lieferantendaten (z. B. Firmenname, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen) 

Eine saubere Datenbasis in diesen Bereichen ist essenziell für die Datenqualität und ERP-Prozessautomatisierung. Darüber hinaus spielen Stammdaten eine entscheidende Rolle bei strategischen Entscheidungen, da sie die Grundlage für genaue Analysen und Prognosen bieten. Unternehmen können durch konsistente Stammdaten fundierte Entscheidungen treffen, die langfristig zur Prozessoptimierung und Wettbewerbsfähigkeit beitragen. 

Bewegungsdaten sind dynamisch und entstehen durch operative Geschäftsprozesse. Beispiele sind Bestellungen, Rechnungen oder Lagerbewegungen. Stammdaten hingegen dienen als Grundlage für diese Prozesse und müssen korrekt und aktuell sein, damit die Bewegungsdaten richtig verarbeitet werden. 

Ein effektives ERP-System muss beide Datenarten effizient verarbeiten können, wobei die Qualität der Stammdaten den Erfolg der Verarbeitung direkt beeinflusst. 

In Zeiten der Digitalisierung sind Stammdaten entscheidend für innovative Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning und Big Data. Diese Systeme sind nur dann effektiv, wenn sie auf qualitativ hochwertige und strukturierte Daten zugreifen können. Stammdaten bilden somit die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen, digitale Prozessketten und ERP-Datenintegration. Die nahtlose Datenintegration zwischen ERP, CRM und anderen Kernsystemen ermöglicht eine umfassende digitale Prozessoptimierung, was die Effizienz und Agilität in Unternehmen erheblich steigert. 

In vielen Unternehmen treten Datenredundanzen auf, wenn Stammdaten mehrfach und in verschiedenen Systemen gespeichert sind. Dies führt zu Inkonsistenzen und Prozessstörungen. Ein Beispiel ist die doppelte Anlage eines Kunden mit leicht abweichenden Daten wie unterschiedlichen Schreibweisen oder Adressangaben. 

Diese Inkonsistenzen können erhebliche Auswirkungen auf die Unternehmensperformance haben. Mitarbeiter verschwenden oft wertvolle Zeit damit, fehlerhafte oder widersprüchliche Daten manuell zu korrigieren. 

Schlechte Datenqualität hat verschiedene Ursachen, darunter:

Eine fehlende Datenstrategie verstärkt diese Probleme und führt langfristig zu ineffizienten Prozessen. 

Fehlerhafte Stammdaten beeinträchtigen die Effizienz und Genauigkeit von ERP-Prozessen erheblich. Beispielsweise können falsche Lagerbestände zu Produktionsstopps oder verzögerten Lieferungen führen. Auch die automatische Auftragserfassung kann fehlschlagen, wenn Kundendaten nicht korrekt sind. 

Solche Probleme wirken sich nicht nur auf die operativen Prozesse, sondern auch auf die langfristige strategische Planung aus. Fehlentscheidungen können hohe Kosten verursachen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens schwächen. 

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen nicht einhalten können, wenn Stammdaten wie Steuersätze oder regulatorische Informationen nicht aktuell sind. In Branchen wie der Medizintechnik oder der Lebensmittelproduktion können falsche Daten gar zu Sicherheitsrisiken führen. 

Eine saubere Datenbasis ermöglicht es Unternehmen, ERP-Systeme vollumfänglich zu nutzen und Prozesse effizient zu automatisieren. Beispielsweise können Auftragsabwicklungen automatisiert erfolgen, wenn relevante Stammdaten wie Preise, Verfügbarkeiten und Lieferbedingungen korrekt hinterlegt sind. 

Automatisierte Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch das Fehlerrisiko erheblich. Dadurch verbessern Unternehmen sowohl ihre Kostenstruktur als auch die Kundenzufriedenheit. 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Ressourcen besser geplant und eingesetzt werden können. Durch präzise Material- und Produktionsstammdaten lassen sich Engpässe vermeiden. 

ERP-Systeme sind zentrale Datenquellen für geschäftskritische Berichte und Analysen. Ungenaue Stammdaten können diese Berichte verzerren und falsche Entscheidungsgrundlagen liefern. Unternehmen riskieren dadurch strategische Fehlentscheidungen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit schwächen. 

Eine präzise Datenbasis ermöglicht fundierte Prognosen und zielgerichtete Entscheidungen. Unternehmen können ihre Marktstrategie effektiver anpassen und Wachstumspotenziale besser erkennen. Dies ist besonders wichtig in volatilen Märkten, in denen schnelle Entscheidungen wettbewerbsentscheidend sein können. 

Fehlerhafte Stammdaten verursachen hohe indirekte Kosten. Beispiele sind:

Unternehmen, die die Pflege ihrer Stammdaten vernachlässigen, riskieren zudem Reputationsschäden. Kunden erwarten insbesondere in regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie maximale Genauigkeit. 

Ein konsequentes Stammdatenmanagement kann diese Kosten langfristig senken und die Profitabilität verbessern. 

Eine gut gepflegte Datenbasis trägt erheblich zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bei. Datenschutzvorschriften wie die DSGVO schreiben vor, dass Unternehmen sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Stammdatenmanagementsysteme können dabei helfen, sensible Daten korrekt zu klassifizieren, Zugriffsrechte zu verwalten und Audit-Logs zu führen. Dies minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und sorgt dafür, dass Audits erfolgreich bestanden werden. 

Konsistente und zentral gepflegte Stammdaten verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Unterschiedliche Teams wie Vertrieb, Produktion und Finanzen arbeiten effizienter, wenn sie auf aktuelle und einheitliche Daten zugreifen können. Dies fördert die Transparenz und reduziert Kommunikationsfehler. Unternehmen profitieren dadurch von besser abgestimmten Prozessen und erhöhter Produktivität. 

Eine klare Stammdatenstrategie ist essenziell, um Datenqualität nachhaltig sicherzustellen. Zu den wichtigsten Elementen einer solchen Strategie gehören:

Daten sollten regelmäßig auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Automatisierte Tools zur Datenqualitätsüberwachung helfen dabei, Fehler und Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. 

Ein strukturierter Pflegeprozess sorgt dafür, dass die Datenintegrität langfristig erhalten bleibt.

Moderne ERP-Systeme bieten vielfältige Funktionen zur Stammdatenverwaltung. Diese umfassen: 

• Validierungsregeln, die sicherstellen, dass nur korrekte Daten eingegeben werden 

• Workflows für die Freigabe und Prüfung von Datenänderungen 

• Historien und Audit-Logs zur Nachverfolgung von Datenänderungen 

Diese Funktionen helfen Unternehmen, Stammdaten effizient und sicher zu verwalten. 

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen bereinigte seine Stücklisten und Materialstammdaten. Dadurch konnte die Produktionsplanung optimiert und Materialengpässe nahezu eliminiert werden. Die Produktivität stieg um 15 %.

Ein Handelsunternehmen konsolidierte seine Kundendaten in einem zentralen System. Dies ermöglichte personalisierte Angebote und schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen. Die Kundenzufriedenheit stieg signifikant.

Ein Finanzdienstleister optimierte seine Datenqualität und steigerte die Genauigkeit seiner Berichte. Strategische Entscheidungen konnten auf einer fundierten Datenbasis getroffen werden, was zu einer Umsatzsteigerung von 10 % führte.

Ein Unternehmen der Medizintechnik stellte durch die Implementierung eines umfassenden Stammdatenmanagementsystems sicher, dass alle produktrelevanten Daten jederzeit auditsicher und korrekt hinterlegt waren. Dies reduzierte Risiken bei regulatorischen Prüfungen erheblich. 

Diese Praxisbeispiele verdeutlichen den Mehrwert eines effektiven Stammdatenmanagements.

Eine saubere Stammdatenbasis ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die effiziente Nutzung eines ERP-Systems. Unternehmen, die ihre Stammdaten systematisch pflegen, profitieren von reibungslosen Prozessen, präzisen Analysen und zufriedeneren Kunden. Sie reduzieren Fehlerquellen, vermeiden unnötige Kosten und können strategische Entscheidungen fundiert treffen. Zudem schafft eine konsistente Datenbasis die Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.